Les documents relatifs à la copropriété que les syndics devront mettre en ligne
Article rédigé par Lucie LE RAY, le 25 juin 2019.
Aujourd’hui encore, les syndics de copropriétés sont libres de choisir les documents relatifs à la gestion d’un immeuble qu’ils publient sur l’extranet dédié aux copropriétaires de cet immeuble. Mais cela va changer en 2020 !
RAPPELS SUR LE SYNDIC DE COPROPRIÉTÉ
Le syndic de copropriété est le représentant du syndicat de copropriétaires aux yeux de la loi. Il peut tout aussi bien être une personne physique ou une personne morale. Son rôle est d’assurer la bonne gestion administrative, comptable et financière de l’immeuble. Il doit, entre autres, veiller au respect du règlement de copropriété, faire appliquer les décisions de l’assemblée générale, assurer l’entretien de l’immeuble, ou encore établir le budget prévisionnel de la copropriété.
Depuis 1er janvier 2015, la loi Alur oblige les syndics de copropriété à proposer un extranet sécurisé aux copropriétaires, afin que ces derniers puissent avoir accès aux versions numérisées des documents concernant la gestion de l’immeuble.
Pour autant, si l’extranet leur est imposé par la loi, les syndics n’ont aucune obligation de publier précisément tel ou tel document. Les plus consciencieux d’entre eux mettent à disposition des copropriétaires la plupart des documents importants, mais beaucoup ne prennent pas cette peine, diffusant tout au plus les informations de base : règlement de la copropriété, appels de charges, comptes-rendus des assemblées générales,…
Mais à partir de l’été 2020, tous les syndics devront s’y mettre !
LE NOUVEAU DÉCRET DE LA LOI ELAN
En effet, le décret n° 2019-502 du 23 mai 2019 stipule qu’à partir du 1er juillet 2020, les syndics auront l’obligation de numériser et de publier en ligne un grand nombre de documents relatifs aux copropriétés dont ils assument la gestion, et d’en fournir l’accès aux copropriétaires.
Ces documents devront être accessibles via un espace sécurisé, en sachant que tous les copropriétaires n’auront pas accès aux mêmes informations.
LA LISTE DES DOCUMENTS DÉMATÉRIALISÉS À PUBLIER EN LIGNE
Les documents relatifs à la gestion de l’immeuble et destinés aux copropriétaires
Les documents suivants devront être mis à disposition de l’ensemble des copropriétaires de l’immeuble :
– Le règlement de copropriété, l’état descriptif de division ainsi que les actes les modifiant ;
– La dernière fiche synthétique de la copropriété réalisée par le syndic ;
– Le carnet d’entretien de l’immeuble ;
– Les diagnostics techniques, en cours de validité, relatifs aux parties communes de l’immeuble ;
– Les contrats d’assurance de l’immeuble, en cours de validité, conclus par le syndic au nom du syndicat ;
– L’ensemble des contrats et marchés en cours signés par le syndic au nom du syndicat de copropriétaires, à l’exclusion des contrats de travail des préposés du syndicat ;
– Les contrats d’entretien et de maintenance des équipements communs en cours ;
– Les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales et les devis de travaux éventuellement approuvés lors de ces assemblées ;
– Le contrat de syndic en cours.
Les documents relatifs au lot d’un copropriétaire
Les documents suivants devront être mis à la seule disposition du copropriétaire concerné :
– Le compte individuel du copropriétaire arrêté après approbation des comptes du syndicat par l’assemblée générale annuelle ;
– Le montant des charges courantes du budget prévisionnel et des charges hors budget prévisionnel, sur les deux derniers exercices comptables clos, qui ont été payées par le copropriétaire ;
– Le montant de la part du fonds de travaux rattachée au lot du copropriétaire arrêté après approbation des comptes du syndicat par l’assemblée générale annuelle ;
– Les avis d’appel de fonds adressés au copropriétaire sur les trois dernières années.
Les documents relatifs à la gestion de l’immeuble et destinés au conseil syndical
Les documents suivants devront être mis à la seule disposition des membres du conseil syndical :
– Les balances générales des comptes du syndicat des copropriétaires, ainsi que le relevé général des charges et produits de l’exercice échu ;
– Les relevés périodiques des comptes bancaires séparés ouverts au nom du syndicat des copropriétaires ;
– Les assignations en justice délivrées au nom du syndicat des copropriétaires relatives aux procédures judiciaires en cours, ainsi que les décisions de justice dont les délais de recours n’ont pas expiré ;
– La liste de tous les copropriétaires, établie par le syndic ;
– La carte professionnelle du syndic, son attestation d’assurance responsabilité civile professionnelle ainsi que son attestation de garantie financière en cours de validité.
MISE EN APPLICATION DU DÉCRET N° 2019-502 DU 23 MAI 2019
Comme évoqué plus haut, cette obligation pour les syndics de copropriété entrera en vigueur au 1er juillet 2020. Mais autant s’y prendre maintenant et profiter du délai d’un an qui leur est laissé ! Comme nous venons de le voir, la liste des documents à fournir obligatoirement est particulièrement longue.
Les syndics de copropriété ont donc tout intérêt à commencer à numériser ces documents dès maintenant pour pouvoir les mettre au plus tôt en ligne, ou au moins être prêts à le faire dès le 1er juillet 2020.
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Rien ne dit qu’à l’avenir, seuls les syndics de copropriété seront concernés par ce décret. Les agences immobilières peuvent elles aussi s’attendre, à plus ou moins long terme, à se voir contraintes à la même obligation vis-à-vis de leurs locataires… |
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